Excel Và Zalo Đang "Bào Mòn" Lợi Nhuận Doanh Nghiệp Vận Tải Như Thế Nào? Giải Pháp TrackAsia TMS Từ ADVN

24/12/2025

I. Thực Trạng Đáng Báo Động: Khi Công Cụ Miễn Phí Trở Thành "Thuốc Độc" Của Doanh Nghiệp

"Tiện lợi, nhanh chóng, ai cũng biết dùng" – đó là lý do Excel và các ứng dụng nhắn tin (Zalo, Messenger) thống trị quy trình vận tải trong nhiều năm qua. Nhưng trong bài toán tối ưu chi phí logistics hiện đại, sự tiện lợi ban đầu này đang che giấu 3 điểm yếu chí mạng khiến doanh nghiệp mất khả năng cạnh tranh.

1. Excel: "Nấm Mồ" Của Dữ Liệu Chết Và Sai Sót Con Người

Excel là một công cụ tính toán tuyệt vời, nhưng nó không được sinh ra để quản lý dòng chảy vật chất thời gian thực (Real-time logistics).

Dữ liệu tĩnh (Static Data): Ngay khoảnh khắc điều phối viên lưu file Excel và gửi đi, dữ liệu đó đã lỗi thời. Xe đã lăn bánh, đường có thể tắc, khách hàng có thể đổi ý. Một bản kế hoạch trên giấy không thể phản ánh thực tế ngoài hiện trường, dẫn đến sự lệch pha giữa bộ phận văn phòng và tài xế.
Giới hạn của bộ não con người trong bài toán tối ưu (VRP): Hãy tưởng tượng bạn có 50 đơn hàng cần giao đến 50 địa điểm khác nhau tại TP.HCM bằng 5 chiếc xe tải. Có hàng triệu cách sắp xếp lộ trình khác nhau. Điều phối viên giỏi nhất cũng chỉ dựa vào kinh nghiệm và "cảm tính" để chia đơn. Họ không thể tính toán chính xác việc kết hợp đơn hàng để quãng đường là ngắn nhất, né được giờ cấm tải và đường cấm. Hậu quả là lãng phí 15-20% nhiên liệu cho những km thừa thãi.
Sai sót nhập liệu (Human Error): Một cái trượt tay gõ sai địa chỉ, sai số điện thoại hay nhầm lẫn tải trọng trên Excel có thể khiến xe phải quay đầu, chạy lòng vòng hoặc bị phạt quá tải. Chi phí cho những sai sót này không hề nhỏ.

2. Zalo/Tin Nhắn: Rủi Ro Mất Kiểm Soát Và "Vùng Tối" Thông Tin

Việc điều xe qua nhóm chat Zalo đang tạo ra một sự hỗn loạn vô hình trong quy trình vận hành.

Trôi thông tin nghiệp vụ: Lệnh điều phối quan trọng thường bị chôn vùi giữa hàng trăm tin nhắn giao tiếp thông thường, sticker, hay báo cáo vụn vặt. Tài xế rất dễ bỏ sót đơn hàng hoặc giao nhầm địa chỉ vì không đọc kịp tin nhắn.
Thiếu tính pháp lý (No Legal Proof): Một dòng tin nhắn "Đã giao" hay một bức ảnh chụp mờ nhòe gửi qua Zalo không phải là Bằng chứng giao hàng (POD - Proof of Delivery) hợp lệ để kế toán đối soát công nợ tức thì. Điều này làm chậm dòng tiền của doanh nghiệp.
Phụ thuộc vào nhân sự: Dữ liệu khách hàng, lịch sử giao dịch và các trao đổi quan trọng nằm rải rác trong các tài khoản cá nhân. Khi nhân viên điều phối nghỉ việc, họ mang theo toàn bộ "bộ nhớ" của doanh nghiệp, gây gián đoạn nghiêm trọng.

3. Mất Khả Năng Mở Rộng (Scalability)

Với Excel và Zalo, khi số lượng đơn hàng tăng gấp đôi, bạn buộc phải tuyển thêm gấp đôi nhân sự điều phối để xử lý mớ hỗn độn đó. Đây là mô hình tăng trưởng không bền vững vì chi phí nhân sự sẽ ăn mòn lợi nhuận.

II. Định Nghĩa Lại: TMS Là Gì? Đừng Nhầm Lẫn Với Định Vị GPS

2025/12/29082310-tms---bai-2--2.jpg

Rất nhiều chủ doanh nghiệp khi được tư vấn về TrackAsia TMS thường nói: "Xe tôi có gắn hộp đen (GPS) rồi, cần gì phần mềm nữa?". Đây là một sự nhầm lẫn tai hại.

Thiết bị GPS (Tracking): Chỉ là phần cứng. Nó trả lời câu hỏi: "Xe đang ở đâu?". Nó là dữ liệu thô.
TMS (Transportation Management System): Là bộ não trung tâm. Nó trả lời các câu hỏi chiến lược: "Xe đang làm gì?", "Xe chạy như vậy có hiệu quả không?", "Làm sao để giao nhanh hơn với chi phí thấp hơn?".

TrackAsia TMS (được phân phối bởi ADVN) là nền tảng công nghệ số hóa toàn diện quy trình vận tải: Từ lúc nhận đơn hàng -> Tự động lập kế hoạch -> Điều phối -> Giám sát thời gian thực -> Báo cáo thông minh. Mục tiêu cuối cùng không chỉ là quản lý, mà là Tối ưu hóa lợi nhuận trên từng kilomet.

III. TrackAsia TMS Giải Quyết Bài Toán "Đốt Tiền" Như Thế Nào?

2025/12/29082310-tms---bai-2--3.jpg

Dựa trên nền tảng bản đồ số Việt Nam chuyên biệt, TrackAsia TMS cung cấp lời giải cho 4 trụ cột quan trọng nhất của doanh nghiệp vận tải:

1. Tự Động Lập Kế Hoạch & Tối Ưu Lộ Trình (Route Optimization)

Đây là tính năng "ăn tiền" nhất giúp cắt giảm chi phí vận hành ngay lập tức. Thay vì mất hàng giờ để chia đơn thủ công trên Excel, thuật toán thông minh của TrackAsia sẽ phân tích hàng nghìn biến số trong vài phút:

Vị trí kho và điểm giao.
Tải trọng và thể tích của từng loại xe.
Khung giờ giao hàng (Time window) yêu cầu của khách.
Dữ liệu đường cấm, giờ cấm tải tại các đô thị lớn ở Việt Nam.

Kết quả: Hệ thống tự động đề xuất phương án xếp xe tối ưu nhất, giúp lấp đầy thùng xe (tăng Fill-rate) và tìm ra lộ trình ngắn nhất. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 30% chi phí nhiên liệu và giảm đáng kể thời gian xe chạy rỗng (Empty miles).

2. Giám Sát Thời Gian Thực & Cảnh Báo Chủ Động (Real-time Visibility)

Không còn cảnh gọi điện thoại hỏi "Alo, em đi đến đâu rồi?". Với Dashboard trực quan của TrackAsia TMS, nhà quản lý nhìn thấy toàn bộ bức tranh vận hành trên bản đồ số.
Hệ thống thiết lập các quy tắc cảnh báo tự động (Alerts):

Cảnh báo khi xe đi sai lộ trình dự kiến.
Cảnh báo khi xe dừng đỗ quá lâu tại điểm không cho phép.
Cảnh báo sắp trễ giờ giao hàng.

Điều này cho phép bộ phận điều phối xử lý sự cố (Proactive) ngay lập tức trước khi khách hàng kịp phàn nàn, thay vì chạy theo giải quyết hậu quả (Reactive).

3. Mobile App Tài Xế & Số Hóa Bằng Chứng Giao Hàng (e-POD)

TrackAsia TMS trang bị cho mỗi tài xế một ứng dụng di động chuyên nghiệp, biến họ thành một mắt xích số hóa trong chuỗi cung ứng.

Nhận lệnh tức thì: Tài xế nhận danh sách điểm giao, lộ trình dẫn đường ngay trên App, không cần giấy tờ rườm rà.
e-POD (Electronic Proof of Delivery): Ngay khi giao hàng xong, tài xế chụp ảnh hàng hóa, yêu cầu khách ký tên trực tiếp trên màn hình điện thoại và cập nhật trạng thái "Hoàn thành".
Lợi ích tài chính: Dữ liệu được đồng bộ tức thì về hệ thống kế toán. Hóa đơn có thể được xuất ngay lập tức, giúp rút ngắn thời gian thu hồi công nợ (DSO) từ vài tuần xuống còn vài ngày.

4. Báo Cáo Thông Minh (Business Intelligence)

Loại bỏ hoàn toàn báo cáo giấy và việc tổng hợp Excel cuối tháng. TrackAsia TMS cung cấp hệ thống báo cáo phân tích sâu sắc:
Chi phí thực tế trên từng đơn hàng/từng km.
Hiệu suất làm việc của từng tài xế (KPIs).
Tỷ lệ giao hàng đúng giờ (OTIF).
Đây là cơ sở để CEO ra quyết định kinh doanh chính xác: Nên thuê ngoài hay mua thêm xe? Nên tăng giá cước khu vực nào? Tài xế nào cần thưởng/phạt?

IV. Kết Luận: Chuyển Đổi Hay Tụt Hậu?

Thị trường vận tải và Logistics Việt Nam đang bước vào giai đoạn cạnh tranh khốc liệt về giá và chất lượng dịch vụ. Nếu đối thủ của bạn đã áp dụng TMS để tối ưu giá cước, giao hàng nhanh hơn và minh bạch hóa thông tin, việc bạn vẫn loay hoay với Excel và Zalo chính là tự đặt mình vào thế thua.

TrackAsia TMS không phải là một khoản chi phí mất đi, mà là một khoản đầu tư sinh lời nhanh chóng nhờ việc cắt giảm lãng phí và nâng cao hiệu suất.

Đừng để quy trình cũ kìm hãm sự phát triển của đội xe tiền tỷ. Hãy để công nghệ gánh vác phần việc tính toán phức tạp, để bạn tập trung vào chiến lược phát triển kinh doanh.
Sẵn sàng tối ưu hóa vận hành?
Liên hệ ngay với ADVN để nhận tư vấn chuyên sâu và Demo trải nghiệm tính năng Tối ưu lộ trình trên chính dữ liệu thực tế của doanh nghiệp bạn.