"Bốc Hơi" Lợi Nhuận Vì Tồn Kho Ảo & Lệch Kho: Lời Giải Từ Phần Mềm Quản Lý Hệ Thống Phân Phối ADVN
19/12/2025
I. Bạn Có Biết "Kho Tiền" Của Mình Đang Rò Rỉ Ở Đâu Không?
Hàng tồn kho chính là tiền mặt đang nằm im. Nhưng bạn có tự tin trả lời: Ngay giây phút này, chính xác trong kho còn bao nhiêu hàng, và bao nhiêu trong số đó sắp hết hạn (date)?
Nếu câu trả lời là "Phải đợi báo cáo cuối ngày từ kế toán/thủ kho", thì doanh nghiệp của bạn đang gặp rủi ro lớn. Độ trễ của thông tin chính là kẻ hở cho thất thoát và lãng phí.
Quản lý kho vận bằng phương pháp thủ công (Excel rời rạc, Zalo) không còn đủ để đáp ứng tốc độ của thị trường hiện nay. Bài viết này sẽ chỉ rõ 3 "lỗ hổng" chết người trong quản lý kho truyền thống và cách Phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS) của ADVN giúp bạn bịt kín chúng.
II. 3 "Lỗ Hổng" Khiến Vốn Chết Trong Kho Mà Chủ Doanh Nghiệp Không Hay Biết
Dù sales có bán giỏi đến đâu, nếu khâu quản lý kho yếu kém, lợi nhuận sẽ bị bào mòn bởi những vấn đề sau:
1. Tồn kho ảo & Lệch kho kinh niên
Đây là nỗi đau lớn nhất. Sổ sách kế toán báo còn 100 thùng, sales nhận đơn, nhưng xuống kho thực tế chỉ còn 10 thùng.
Nguyên nhân: Độ trễ nhập liệu (hàng xuất rồi nhưng chưa trừ trên file), sai sót ghi chép, hoặc tệ hơn là mất cắp.
Hậu quả: Mất uy tín với đại lý vì không có hàng giao, và không biết hàng hóa đã "bốc hơi" đi đâu.
2. Bẫy "Hàng cận date" (Hết hạn sử dụng)
Với ngành FMCG, thực phẩm, dược phẩm, quản lý date là sống còn. Quản lý thủ công không thể cảnh báo kịp thời lô hàng nào sắp hết hạn. Hàng cũ bị đẩy sâu vào góc kho và bị lãng quên. Đến khi phát hiện thì phải hủy bỏ, mất trắng vốn.
3. Vốn chết do "Tồn sai chỗ"
Tổng tồn kho có thể đủ, nhưng phân bổ không đều. Kho khu vực A đang "cháy hàng", trong khi kho khu vực B lại ế ẩm. Thiếu cái nhìn tổng quan thời gian thực khiến bạn không thể điều chuyển hàng kịp thời, dẫn đến đọng vốn cục bộ.
III. Tại Sao Chỉ Có DMS Mới Giải Quyết Được Vấn Đề Này?
Nhiều người nhầm tưởng có phần mềm kế toán (ERP) là đủ. Nhưng sự thật là:
- Phần mềm Kế toán: Chỉ ghi nhận quá khứ ("Hôm qua kho còn bao nhiêu?").
- Phần mềm DMS: Quản lý hiện tại ("Ngay bây giờ có đủ hàng để bán không?").
Để thắng trên thị trường phân phối, bạn cần số liệu thời gian thực (Real-time) để ra quyết định tức thì, điều mà Excel hay kế toán đơn thuần không làm được.
IV. Giải Pháp ADVN DMS: Nhìn Thấu Tồn Kho – Tối Ưu Dòng Tiền
Hệ thống DMS của ADVN không chỉ quản lý sales, mà là một hệ thống "radar" quét sạch mọi điểm mù trong kho hàng của bạn.
1. Đồng bộ tồn kho Thời Gian Thực (Real-time Inventory)
Mọi giao dịch (Nhập, Xuất, Trả hàng, Điều chuyển) được cập nhật tức thì lên hệ thống đám mây. -> Kết quả: Số liệu giữa Kế toán - Sales (trên App) - Thủ kho luôn khớp nhau 99.9%. Chấm dứt tình trạng lệch kho.
2. Quản lý Kho thông minh (Smart Warehousing)
Tự động đẩy hàng cận date: Hệ thống gợi ý xuất hàng theo nguyên tắc FEFO (Hết hạn trước - Xuất trước), đảm bảo không còn hàng bị lãng quên đến lúc hết hạn.
Cảnh báo định mức: Tự động báo động khi hàng sắp hết để nhập thêm, hoặc khi hàng tồn quá nhiều để có kế hoạch đẩy bán (khuyến mãi).
3. Tăng tốc vòng quay vốn
Salesman nhìn thấy tồn kho thực tế trên App để tư vấn chính xác. Đơn hàng đặt xong, phiếu xuất kho hiện ngay lập tức tại kho. Quy trình nhanh gọn giúp hàng hóa lưu thông nhanh hơn, tiền về nhanh hơn.
Trong phân phối, người chiến thắng là người quản lý nguồn lực hiệu quả nhất. Mỗi đồng vốn nằm chết trong kho hàng cận date, hoặc bị thất thoát do lệch kho, đều là lợi nhuận bị đánh cắp.
Chuyển đổi sang ADVN DMS là thiết lập một kỷ luật sắt trong quản lý tài sản. Khi hàng hóa được minh bạch, bạn sẽ có ít vốn bị chiếm dụng hơn và dòng tiền khỏe mạnh hơn.
Hành Động Ngay
Đừng để những báo cáo kho sai lệch khiến bạn mất tiền thêm một ngày nào nữa.
Yêu cầu Demo ngay để tận mắt thấy tính năng quản lý kho thời gian thực của ADVN hoạt động trên mô hình của bạn.
